Har du i løbet af det seneste år sendt en mail til en af kommunens tre hovedpostkasser – hvidovre@hvidovre.dk, borgerservice@hvidovre.dk eller virksomhed@hvidovre.dk, har du modtaget en kvittering, der bl.a. fortæller dig, at din mail bliver håndteret af AI – kunstig intelligens. Det har du, fordi reglerne om databeskyttelse siger, at man som borger skal have at vide, når ens personoplysninger bliver behandlet digitalt.
Den AI-drevne løsning med navnet Smartmail, som nu fordeler de mails, der kommer i indbakken i de tre hovedpostkasser, er blevet trænet af kommunens medarbejdere, så den kan genkende bestemte ord i de mails, der kommer ind. Ud fra disse ord kan den finde ud af, hvilken afdeling, der skal have en given mail. Efter et års træning og i alt 44.202 mails til kommunens fællespostkasser, er Smartmail nu oppe på at fordele 80 % af indbakkernes indhold korrekt.
- Det er flot, at vi nu er oppe på så mange korrekt fordelte mails, og sidste ende kommer det både borgerne og medarbejderne til gavn, fortæller kommunaldirektør Jakob Thune. - Smartmail er hurtigere til at læse mails, og det betyder, at mailen kommer hurtigere videre til den rette person, og så er der medarbejdere i kommunens administration, som har fået frigjort arbejdstid, som kan bruges til andre opgaver og kontakt med borgere, bl.a. i Borgerservice. Det er vi meget glade for.
De mails, som Smartmail-systemet fordeler forkert, bliver håndteret manuelt af medarbejderne, og kommunaldirektøren understreger, at det generelt er Hvidovre Kommunes syn på brug af kunstig intelligens: AI kan ikke stå alene.
- Kunstig intelligens kan hjælpe os i arbejdet, men der skal altid mennesker ind over for at sikre kvaliteten. Desuden lægger vi vægt på, at AI aldrig kan erstatte menneskelig kontakt, og at vores brug af AI er etisk og sikkerhedsmæssigt forsvarlig, forklarer kommunaldirektøren.
SmartMail er udviklet i et samarbejde mellem flere kommuner og en privat leverandør.
Hvidovre Kommune bruger også kunstig intelligens i søgefunktionen på kommunens hjemmeside. Her hjælper en chatbot med, at det bliver nemmere for borgerne at søge de rigtige oplysninger frem.
Samtidig afsøger kommunens fagområder forskellige muligheder for at bruge kunstig intelligens til at løse opgaver smartere og hurtigere. Det gælder alt fra at skrive mødereferater til at registrere huller i vejene.